Mittagstisch
Das firmeninterne Bestellsystem wurde für einen deutschen Hersteller von Unterhaltungselektronik und Informationstechnologie konzipiert und gestaltet. Das Unternehmen bietet 250 Mitarbeitern die Möglichkeit, in der hauseigenen Kantine sowie einem Restaurant ein kostengünstiges Mittagessen zu bestellen. Der Bestellprozess wurde digitalisiert und stark vereinfacht.
Aufgaben: UX & UI Design
Kunde: mittelständisches Unternehmen
Jahr: 2019
Konzeption
01 Problem
Der Essensplan variiert wöchentlich und wird vom Küchenpersonal zusammengestellt. Alle Bestellungen müssen täglich rechtzeitig erfasst werden, damit das Küchenpersonal ausreichend Zeit hat, alle Gerichte zu kochen und kein Essen weggeworfen wird. Hierbei sind die Vorlieben jedes Mitarbeiters zu berücksichtigen und für Kollegen außer Haus oder Gäste (z.B. Geschäftspartner) muss ebenfalls bestellt werden können.
Anforderungen:
- Digitalisierung vom gesamten Bestellprozess.
- Die Basis ist ein bestehendes internes Bestellsystem.
- Informationen über Gerichte und Preise werden vom Küchenpersonal gepflegt.
- Automatisierte Berechnung der Essenskosten in der monatlichen Gehaltsabrechnung.
02 Zielgruppe
Eine rudimentäre Version des Bestellsystems existierte bereits vor Beginn meiner Arbeit. Ich wollte auf den technischen Voraussetzungen dieses Systems aufbauen und befragte Mitarbeiter nach den Vor- und Nachteilen des Systems, um ein besseres Verständnis der Problematik zu erhalten.
Ich erhielt detaillierte Meinungen von Mitarbeitern, die über den Bestellprozess sprachen und bereits konkrete Vorstellung für eine Optimierung nannten. Der Fokus des Küchenpersonals lag auf der einfachen Aktualisierung und Pflege des Wochenplans. Die Backend-Entwickler erläuterten die technischen Möglichkeiten der firmeninternen Infrastruktur.
Wichtigste Erkenntnisse aus Interviews:
- Vergleichbarkeit: Bessere Übersicht über das Essensangebot der Kantine und des Restaurants.
- Persönlich: Mitarbeiter legen viel Wert auf personalisierte Bestellungen.
- Mitarbeiterbestellungen: Nutzer möchten für Kollegen bestellen, die sich außer Haus befinden.
- Geschäftsessen: Anlegen von Gruppenbestellungen mit mehreren Mitarbeitern und Gästen sowie eine gesonderte Abrechnung der Kosten.
- Flexibilität: Mitarbeiter möchten ihre Bestellung jederzeit ändern können, um auf Planänderungen in der Mittagspause (aus privaten oder beruflichen Gründen) zu reagieren.
03 User Flow
Aus den Erkenntnissen der User Interviews entstand die Informationsarchitektur. Wichtige Funktionen wurden eingegrenzt, definiert und inklusive aller notwendigen Informationen in einer Sitemap organisiert. Hierbei konnte ich gleichzeitig eine vorläufige Navigation des Systems herausarbeiten.
04 Wireframes
Der User Flow ist die Basis für die Wireframes. Das Layout wurde ausschließlich für Computer entwickelt. Eine mobile Version ist zu diesem Zeitpunkt nicht geplant, da Nutzer aus technischen Gründen nur im firmeninternen System bestellen können und damit vor Ort an ihrem Arbeitsplatz sein müssen.
Gestaltung
05 Farbpalette
Die bestehenden Farben des Restaurants und der Kantine wurden ins neue Erscheinungsbild integriert. Zusätzlich wählte ich eine neutrale Farbe, die vielseitig eingesetzt werden kann und einen deutlichen, aber zugleich harmonischen Kontrast zu den beiden bestehenden Farben bildet. Weiterhin ist eine eindeutig visuelle Abgrenzung zu anderen internen Systemen des Unternehmens essenziell. Diese Forderung wurde durch den Dark Mode und das damit verbundene dunkle Farbschema umgesetzt.
#FF9800
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#3E71FF
#3F434A
#707070
06 Typografie
Headline
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Fjalla One Regular
Noto Sans Regular
07 Screendesign
Die ausgiebig getesteten Wireframes wurden durch die neu definierten Farben und Schriften erweitert und zusätzliche Inhalte eingepflegt. Die anschließende Verlinkung aller Screendesigns schaffte einen High-Fidelity Prototype, der für weitere User Tests zum Einsatz kam.
Ergebnis
08 Lösung
Jeder Mitarbeiter erhält nach dem Login einen umfassenden Wochenplan, über den er alle verfügbaren Gerichte, Beilagen, Sonderwünsche und Essenszeiten auswählen kann. Der Nutzer sieht hierbei zuerst die aktuelle Tagesauswahl, die die Menüs der Kantine und des Restaurants gleichwertig nebeneinander präsentiert.
Hauptfunktionen:
- Wochenplan mit Direktauswahl und Bestellmöglichkeit, sowie flexiblen Änderungsmöglichkeiten der Bestellung
- Tagesaktueller Vergleich der Menüs von Kantine und Restaurant
- Mitarbeiterbestellung für Kollegen und Gäste
- Bestellung von Geschäftsessen für große Personengruppen
- Ausdrucken eines Ausweises für die Kantine
- Übersicht der vergangenen Bestellungen und Anpassung von persönlichen Daten.
Funktionen
Wochenplan
Der Wochenplan ist die Startseite des Bestellsystems und bietet aktuelle Informationen über Gerichte, Beilagen, Sonderwünsche und Zeiten. Hier kann der Mitarbeiter seine Essensbestellung bis zu fünf Tage im Voraus abgeben und diese ggf. ändern oder stornieren. Von dem Wochenplan gelangt der Nutzer zu den Einstellungen, Mitarbeiterbestellungen und Optionen für ein Geschäftsessen.
Mitarbeiterbestellung
Diese Funktion ermöglicht Mitarbeitern für Kollegen, die sich außer Haus befinden oder für Gäste, die keinen eigenen Account besitzen (z.B. Praktikanten), eine Essensbestellung vorzunehmen. Die Trennung von Name und Angaben zum Grund der Bestellung erleichtert die Zuordnung und Abrechnung.
Geschäftsessen
Befindet sich eine größere Gruppe von Geschäftspartner vor Ort und wird für ein Geschäftsessen eingeladen, kann die Bestellung über diese Funktion abgebildet werden. Es können mehrere Personen unter einer Bestellung mit Angabe eines Grundes zusammengefasst und abgerechnet werden.
Einstellungen
Der Nutzer kann in den Einstellungen seine persönlichen Daten ändern, seinen Ausweis für das Scanner-System in der Kantine ausdrucken, seine Bestellungen in einem frei wählbaren Zeitraum einsehen und Feedback an das IT-Team oder Küchenpersonal senden.
